Potni nalogi

Modul potnih nalogov vam omogoča pisanje potnih nalogov za slovenijo in tujino. Modul vam samodejno obračuna kilometrino in dnevnice. Vodite lahko tudi prevoze oseb.

Izdelava potnega naloga

1. S pritiskom na gumb “Dodaj” izdelamo nov potni nalog katerega program samodejno zaporedno oštevilči in mu doda trenutni datum.

2. Na levi strani naloga izpolnite osnovne potrebne podatke pravilen izpis potnega naloga. V osnovi leva stran služi za vnos napotitve oz. drugače povedano ne služi za osnovo za natančen oz. končni izračun dnevnic in kilometrin.

Potuje: Izberete osebo, ki je opravila pot.
Predvideni odhod: Potreben podatek predvsem za potovanja opravljena s službenim vozilom ali potovanja, ki so
načrtovana vnaprej.
Po odločbi: Tukaj se vpiše oseba, ki je izdala nalog za napotitev.
V (na): Vpišete kaj ali kraje kamor potujete.
Naloga: Vpišete namen potovanja.
Posl. partner: Vpišete h komu potujete. V kolikor boste obiskali več poslovnih partnerjev vam predlagamo, da si v
šifrantu poslovnih partnerjev vnesete splošnega poslovnega partnerja (npr. Stranke ali Poslovni partnerji) saj
boste točen spisek poslovnih partnerjev lahko kasneje navedli pri izdelavi obračuna.
Predvidena vrnitev: Vpišete predvideno vrnitev.
Vozilo: Vpišete vozilo. Pri vozilu morate biti previdni ali gre za osebno ali službeno vozilo saj je od tega odvisen obračun kilometrin. Nastavitve se nahajajo v šifrantu vozil in morajo biti nastavljene pred izdelavo potnega naloga. V nasprotnem primeru boste morali določeno vozilo ponovno vnesti na potni nalog.
Stanje km.: Vpišete v primeru, da uporabljate službeno vozilo
Plačnik storitev: Tukaj ponavadi vpišete vaše podjetje v kolikor vam podjetje krije potne stroške.
Predujem: Vnesete znesek predujema, ki ste da dobili vnaprej.
Datum predujema: Vnesete datum predujema.
Valuta predujema: Vnesete valuto predujema.

Podatki za obračun:

3. Za natančen končni izračun je potrebno vnesti oz. izpolniti obračun potnega naloga kamor je potrebno vpisati natačne podatke. Obračun dodamo tako, da pritisnemo gumb “Dodaj obračun”. Enemu potnemu nalogu lahko dodamo več obračunov – priročno kadar v enem dnevu obiščete več držav ali nalog pišete za več dni. Vsi podatki podatki za obračun so nujni saj drugače pravilen račun ni mogoč.

PODATKI ZA OBRAČUN
- Odhod: Vpišete točno uro odhoda (npr.: 7:33)
- Prihod: Vpišete točno uro prihoda (npr.: 16:56)
- Relacija: Relacijo vpišete opisno (npr. Ljubljana – Maribor – Ljubljana)
- Število km.: Vpišete točno število opravljenih kilometrov.
- Država: Izbira države je pomembna za pravilen obračun dnevnic.

STROŠKI
Stroški: Dodamo jih s pritiskm na zelen gumbek “plus”. Med stroške lahk ododajate vse vrste stroškov, ki vam pripadajo. Tukaj predlagamo posvetovanje z vašim računovodskim servisom.




OBISKANI POSLOVNI PARTNERJI
V kolikor smo obiskali več poslovnih partnerjev predlagamo, da na pri izpolnjevanju osnovnih podatkov pod poslovnim partnerjem dodate nek splošni naziv (npr. Stranke ali Poslovni partnerji) ter nato v zavihku obiskani poslovni partnerji navedete vse obiskane. Partnerje izbirate neposredno iz šifranta poslovnih partnerjev.

Uporabne funkcije

Dupliciranje potnih nalogov

Odlična funkcija za vse, ki opravljate veliko enakih poti. V kolikor se vam določen nalog ponavlja se postavite na njega ter Možnostih izberite opcijo Podvoji potni nalog. Potni nalog se bo podvojil v celoti, program ga bo samodejno oštevilčil na dan podvajanja.

Izdelava blagajniških prejemkov in izdatkov

V meniju orodni vrstici Možnosti se nahaja tudi opcija neposredne izdelave blagajniškega izdatka ali prejemka za določeni potni nalog. Kadar boste želeli potniku neposredno v gotovini izplačati potne stroške vam bo le-to zelo prišlo prav. Funkcija izdelaj blagajniški izdatek za predujem na blagajniški izdatek prenese znesek predujema. Funkcija izdelaj blagajniški prejemek/izdatek za izplačilo pa glede na to ali mora potnik glede na predujem vrniti ali pa mu je treba doplačati prenese celoten strošek oz. razliko dokumenta na ustrezen dokument. Vse se odraža na blagajni podjetja.

Izvoz v excel

Zelo priročna funkcija za pošiljanje podatkov v računovodstvo ali nadalno obdelavo. Program vam izvozi tiste naloge, ki jih imate v vašem izbranem seznamu. Kako izdelamo željene sezname si oglejte tukaj.

Preštevilčenje in vrivanje potnih nalogov

Ste pozabili vnesti določen nalog in ste to opazili šele konec meseca? S postopkov lahko preprosto izberete na kateri dan želite vriniti potni nalog. Postopek lahko tudi večkrat ponovite. Na koncu pa je nujno potrebno potne naloge preštevičiti, da se številčno in kronološko ujemajo, kar storite s funkcijo preštevilči potne naloge. Postopek si oglejte v sliki desno. V kolikor pa bi raje duplicirali potne naloge se lahk oopravila lotite tudi na način, da željeni potni nalog duplicirate mu popravite datum ter datum obračuna. Po končanem postopku morate naloge seveda preštevilčiti z že omenjeno funkcijo.

Samodejen izračun dnevnic in kilometrin

Pri pisanju potnih nalogov vam program samodejno obračuna kilometrine in dnevnice za vse države. Pravtako vam preko AMZS-jeve razpredelnice ponuja pregled razdalj med kraji. Pomembno je, da imate v programu osvežene šifrante za kilometrine, dnevnice in tečaje. Šifrante lahko osvežite ročno ali samodejno. Samodejno jih osvežite tako da v meniju izberete Poslovanje (uporabniki z mrežno različico izberete FileMaker) ter nato funkcijo Posodobi podatke. Naj opozorimo, da vam podatkov ni potrebno osveževati vsak dan v kolikor pišete naloge za države v EU območju. V kolikor pa potujete v tretje države pa je to potrebno zaradi tečajev saj se le-ti osvežujejo dnevno. V primeru sprememb dnevnic ali kilometrin običajno vse stranke obvestimo tudi preko e-pošte ali pa novico objavimo na naši spletni strani.

Izpisi in poročila

Program vam nudi veliko različnih opcij izpisov potnih nalogov. Na tem mestu opozorimo, da je tisk napotitve potreben predvsem pri potovanju s službenim vozilom. Izpis napotitve vsebuje podatke iz leve strani potnega naloga – glejte sliko.