Artikli in storitve predstavljajo osnovo vašega poslovanja. Vse podatke artiklov in storitev in artiklov vodite v šifrantu, ki poleg osnovnih podatkov nudi ogromno funkcij, ki vam olajšajo zakonsko potrebne zahteve ter pohitrijo vaše delo.
VRSTE POGLEDA
Šifrant artiklov/storitev vam nudi dve vrsti pregleda. Prava je oblika forme, ki služi tudi za vnos podatkov in pregled specifičnih podatkov, druga pa seznam, ki služi za skupinski pregled artiklov in storitev z najnujnešimi podatki.
VNOS OSNOVNIH PODATKOV
Osnovni podatki artikla in njihov pomen.
ŠIFRA: Šifra je osnova vsakega artikla ali storitve. Šifra predstavlja edino vez med artiklom/storitvijo in dokumentom. Na dokumente ni mogoče dodajati artiklov brez, da bi bili vpisani v šifrant.
NASTAVITEV IN MENJAVA ŠIFRE
V kolikor želite nastaviti novo šifro artiklu enostavno kliknite na njo ter jo vpišite.
V primeru, da želite menjati šifro artiklu, ki je že bil uporabljen v materialnem poslovanju oz. na kateremkoli dokumentu pa uporabite funkcijo v možnostih artikla “ZAMENJAJ ŠIFRO ARTIKLA”. Prikazalo se vam bo okno v katero vpišete novo željeno šifro. POZOR: V kolikor potrdite menjavo se bo funkcija nato sprehodila, čez vse dokumente na katerih se nahaja artikel, ki mu menjate šifro in le-to zamenjala z novo. V tem primeru bo prišlo do spremembe dokumentov oz. menjave šifre na postavkah, ki vsebujejo artikel z zamenjano šifro.
Šifra artikla ne sme vsebovati znakov (#, @, *, !, =, ., ?, /, …), ki jih prikazuje desna slika ter presledkov saj imajo v FileMaker-ju poseben pomen.
NAZIV: Vpišete poljuben naziv artikla, ki ga lahko sestavljajo črke ali številke.
DODATNI OPIS:Vpišete poljuben dodatni opis, ki ga sestavljajo črke ali številke. Dodatni opis je ponavadi daljši od naziva in je namenjen podrobnejšemu opisu.
ZAVIHEK SLIKE V zavihku SLIKE lahko vnašate slike artikla ter morebitni spremljevalni PDF dokument (prospekt, tehnična navodila itd). Vnašate lahko slike formatov .png, .jpg, .tiff, .giff…, program ob vnašanju slike samodejno pomanjša (samo slike v jpg formatu) na in jih prilagodi za objavo v spletni trgovini zato predlagamo, da uporabljate format jpg. Slike lahko uporabljate tudi za pošiljanje ali tisk kataloga neposredno iz šifranta. Tiskate in pošiljate lahko tudi ponudbe/predračune s slikami artiklov.
PODATKI
Osnovni podatki
TIP: Tip blaga določi za kakšno blago gre. BLAGO izberete za artikle za katere želite voditi zalogo.STORITEV izberete za artikle za katere ni potrebno voditi zaloge.
MATRIČNI ARTIKEL izberete kadar želite voditi zalogo hkrati pa bo ta artikel predstavljal glavni artikel za matrične podartikle.
Tip artikla lahko menjate kadarkoli, evidence se bodo ohrranile. Matrični artikel predstavlja samo osnovo za “podmatrične artikle” za njega se ne vodi zaloga in ne dela inventura. Pravtako se na poročilih matrični artikli ne pojavljajo oz. izpisujejo.
MERSKA ENOTA: Določite jo sami. Merska enota nima vpliva na nikakršne izračune.
STOPNJA DAVKA (pomembno): Tukaj določite stopnjo davka posameznega artikla/ali storitve.
Ob dodajanju novega artikla program privzeto določi stopnjo davka ,ki jo imate določeno v nastavitvah, lahko pa jo spremenite v meniju FILEMAKER / NASTAVITVE / NASTAVITVE DOKUMENTOV nato pa izberete na desni strani okenca SPLOŠNE NASTAVITVE in zavihek DODATNO ter določite polje PRIVZETA STOPNJA DAVKA. V kolikor niste davčni zavezanec je stopnja davka enaka 0 v nasprotnem primeru pa nastavite vašemu načinu poslovanja ustrezno. Posvetujete se z vašim računovodskim servisom ali FURSom.
NEOBDAVČLJIVO: Označite v kolikor artikel po ZDDV ni obdavčljiv.
CENA BREZ DAVKA: Cena brez davka.
DAVEK: Davek izračunan na podlagi stopnje davka.
CENA Z DAVKOM: Cena z davkom.
VODENJE SERIJSKIH ŠTEVILK: Označite v kolikor želite voditi serijske številke.
NEAKTIVEN: V kolikor artikel označite kot neaktiven le-ta ostane v bazi vendar se ne prikazuje v izbirnih seznamih in poročilih.
KATEGORIJE: Vpisane kategorije se uporabljajo za spletno trgovino ter izpis cenika artiklov. Vpisane kategorije vpisujete ločene z vejico npr. Avto, Pnevmatike, 225/45 17R.
GARANCIJSKI ROK: Polje je namenjeno vpisu garancijskega roka. Omenjeno polje se prikazuje tudi v spletni trgovini.
NAHAJALIŠČE Polje je namenjeno interni informaciji kje v skladišču se nahaja.
PRIVZETI DOBAVITELJ: Predstavlja dobavitelja pri kateremu privzeto naročate artikel.
ŠIFRA DOBAVITELJA: Tukaj vpišete šifro artikla določeno s strani dobavitelja v kolikor ste artiklu za prodajo sami določili drugačno šifro.
KONSIGNACIJSKO BLAGO: Označite v kolikor artikel uporabljate v konsignacijski prodaji.
IZPIŠI ČRTNO KODO KOT EAN-13: V kolikor želite nalepke tiskati s črtno kodo v EAN13 obliki oblkjukajte to opcijo. V nasprotnem primeru bo program uporabil CODE128. V kolikor nimate specifične potrebe po EAN13 izpisih priporočamo zadnjo opcijo.
Kalkulacija
NABAVNA/LASTNA CENA: Ceno vpišete ročno ali neposredno iz prevzemnice. Cena je informativne narave in služi za izračun informativne marže na dokumentih. Pravo maržo pa na poročilih program izračuna na podlagi nabav in izdaj zato iz tega sledi, da nabavna / lastna cena v šifrantu ne vpliva na poročila in jo lahko spreminjate po potrebi. Podlaga za izračun marže so pravilno urejeni skladiščni kartoni.
MARŽA/ODSTOTEK MARŽE: Izračunana na osnovi nabavne/lastne cene in cene brez davka.
MAKSIMALNI POPUST:Predstavlja maksimalni popust, ki ga lahko vpišete na dokument, da izdelka ne prodate pod trenutno aktualno nabavno ceno.
CENA BREZ DAVKA:Cena brez davka.
DAVEK: Davek izračunan na podlagi stopnje davka.
CENA Z DAVKOM: Cena z davkom.
FORMULA: V kolikor za artikel pri prodaji uporabljate posebne pogoje na podlagi specifične formule, ki ste jo oblikovali v šifrantu jo s klikom na puščico dodelite izbranemu artiklu.
OBRAČUNAJ KOT POPUST: Označite, če želite, da se cena določena s strani izbrane formule na dokumentih prikazuje kot popust.
Bonus kartice ugodnosti predstavlja procentualno vrednost cene artikla, ki se kupcu prišteje na njegovo kartico ugodnosti ob nakupu.
Vesele urice nastavite v obliki časovnega intervala. Program bo v času intervala za določen artikel upošteval zgoraj izbrano formulo in glede na njo obračunaval cene na izdanih računih.
Teksti
GARANCIJA Polje vam omogoča izkoriščanje zelo uporabne funkcije programa Poslovanje katera omogoča samodejni izpis garancij prodanih artiklov na posameznem računu. V polje vpišemo besedilo garancije, ga oblikujemo in po potrebi vnesemo tudi morebitne certifikate. Nato lahko v seznamu opcij za tiskanje na računu natisnemo garancijo za prodane artikle.
TEKST ZA OPIS (format a4,a5,a6) V polje vpisujemo tekst, ki želimo, da se pojavi na posebnih izpisih, ki jih lahko najdete v meniju za tiskanje.
DEKLARACIJA V polje vpisujemo tekst, ki želimo, da se pojavi na posebnih izpisih, ki jih lahko najdete v meniju za tiskanje.
Dodatni podatki
TEŽA Uporablja se za vnos teže artikla. Ta podatek je tudi osnova za izračun teže na spletn itrgovini v kolikor je program povezan s sistemom 123nakupi.si.
KATEGORIJE V polje se vpisujeje ime kategorije v katero izdelek spada na spletni trgovini npr. Dom,TV,Plasma.
Rok dobave Uporablja se lahk oza lastno evidenco, pravtako pa se prikazuje na spletni trgovini 123nakupi.si.
GARANCIJA Vpiše se trajanje garancije, pravtako pa se prikazuje na spletni trgovini 123nakupi.si.
Prevodi
Artikel lahko prevedete v neomejeno število jezikov. Prevodi artiklov so neposredo povezani s prevodi dokumentov. Predno začnete prevajati artikle je potrebno v meniju programa izbrati FILEMAKER / NASTAVITVE / PREVODI DOKUMENTOV ter vnesti željeni jezik.
Po vnosu jezika lahko začnete prevajati posamezne artikle. V spodnjem portalu najprej izberete ustrezen jezik nato pa izpolnete potrebne podatke. Glejte sliko desno.
ZALOGA
Zaloga
Spodnji portal prikazuje različne vrste zaloge po skladiščih. Pravtako lahko s pomočjo polja MINIMALNA ZALOGA nastavite minimalno zalogo katera omogoča prikaz opozorila, da je določen artikel šel pod minimalno zalogo.
Serijske številke
V zavihku se nahajata dve polji SERIJSKE ŠTEVILKE in EAN kode. Polje SERIJSKE ŠTEVILKE je namenjeno prikazu katere serijske številke so še na zalogi. Serijske številke so ločene z vejico. Polje EAN KODE je namenjeno vpisu EAN kod. V kolikor ima artikel več EAN kod jih vpišete eno pod drugo ločeno z entrom.
Skladiščni karton
V tem primeru gre za enega važnejših področij oz. evidence, ki vpliva na pravilno vrednostno stanje zaloge. Za pravilno vodenje zaloge se morajo upoštevati načela metode drseče povprečne cene katero uporablja program Poslovanje. Več o tem si lahko preberete tukaj. Skladiščni karton vam omogoča natančen pregled gibanja posameznega artikla. Skladiščni karton se ne osvežuje samodejno temveč je potrebno funkcijo pognati ročno. V samem zavihku lahk os pomočjo gumba OBNOVI SKL. KARTON osvežite le-tega za posamezni artikel. V kolikor obnovitev pognati za vse artikle pa morate funkcijo pognati v modulu poročila ali neposredno iz menija MODULI / DODATNE FUNKCIJE / OBNOVI SKLADIŠČNE KARTONE.
Obnovitev se vedno poganja od datuma najzgodnejše korekcije ali izdelave dokumenta, ki vpliva na zalogo. Splošno program spremembe zazna samodejno in ustrezno predlaga datum vendar v koločenih kombinacijah lahko prihaja do odstopanj zato predlagamo, da v kolikor niste prepričani v pravilnost datuma le-tega nastavite za celotno obdobje oz. od začetka datuma prvega dokumenta, ki vpliva na zalogo.
Povezani dokumenti
Povezani dokumenti ponujajo prikaz povezanih dokumentov s posameznim artiklom oz. dokumente na katerih se nahaja izbrani artikel. Do dokumentov lahko dostopate s klikom na zaporedno številko alineje.
DODATNO
Dodatna polja
Dodatna polja vam nudijo polja katera lahko uporabljate za vpis svojih specifičnih podatkov katere privzeto v program ne morete vpisovati. Imena polj določite v meniju FILEMAKER / NASTAVITVE PROGRAMA zavihek DODATNO in nato izberete v spustnem meniju DODATNA POLJA ARTIKLI.Povezani artikli
Povezani artikli so odlična funkcija za pospeševanje prodaje saj namreč prodajalca opominjajo na to kaj lahko kupcu še dodatno ponudi ob nakupu določenega artikla. Primer na sliki prikazuje kako program prodajalcu ob nakupu fotoaparata predlaga naj stranki ponudi še bliskavico in objektiv. Povezani artikli delujejo tako na predračunih/ponudbah kot na navadnih in POS računih, torej kjer se prične prodajni postopek. Povezane artikle določimo tako, da jih dodamo v seznam v zavihku povezani artikli. Določimo lahko tudi količino katero program privzeto predlaga, da jo ponudimo stranki. Pri prodaji ko se nam pojavi okno s predlaganimi artikli le te lahko neposredno dodamo na dokument tako, da kliknemo na artikel, ki ga želimo dodati. Povezane artikle lahko kadarkoli spreminjamo.
Sestavnica
Sestavnice služijo za nastavitev “recepta” določenega artikla. V naprej pripravljena sestavnica vam olajša izdelavo takega izdelka ali storitve na delovnem nalogu saj vam program samodejno prenese sestavne dele. Z gumbom izračunaj lastno ceno vam program nastavi lastno ceno glavnega artikla glede na podlagi lastnih nabavnih cen sestavnih artiklov vpisanih v šifrantu artiklov. Posamezni artikel v sestavnici ne sme vsebovati samega sebe.
POS
Zavihek vam omogoča nastavitev prikaza artikla v POS vmesniku za namen hitre izbire oz. za hitro prodajo. Za prikaz v hitri izbiti obkljukajte HITRI ARTIKEL NA POS. Izberite skupino v kateri želite, da se artikel prikazuje. V kolikor želite narediti novo skupino jo preprosto vpišite v polje. Izberite željeno barvo artikla oz. gumba ter vpišite zaporedno številko za prikaz na POS vmesniku.
123NAKUPI.SI
Zavihek 123nakupi.si vam omogoča vnos istih podatkov za spletno objavo artikla kot modul spletna trgovina. Podatke lahko vnašate iz kateregakoli pogleda.
iOS
Zavihek iOS je primarno namenjen delu z mobilnim dodatkom programa Poslovanje , ki deluje na iOS napravah. V zavihku lahko trenutno določate kateri uporabnik v dodatku Mobile ima dostop do posameznega artikla.
DELO Z ARTIKLI
DODAJANJE ARTIKLA Artikel oz.artikle lahko dodamo na več načinov. Prvi način je ročni, katerega izvedemo tako, da pritisnemo gumb “Dodaj” ter vnesemo podatke željenega artikla. Artikle lahko uvozimo tudi iz predpripravljene excelove datoteke s pomočjo funkcije “Uvoz artiklov iz excela”, ki jo najdemo v možnostih. Predlogo excelove datoteke, najdemo tukaj.
MOŽNOSTI ARTIKLA
V meniju možnosti najdete veliko pomembnih funkcij, ki vam bodo olajšale delo v artikli. Možnosti se razlikujejo glede na to ali se nahajate v pogledu v obliki forme ali seznamu artiklov.
Podvoji artikel Funkcija podvoji obstoječi artikel, mu samodejno doda novo šifro ter k nazivu z rdečo barvo pripiše besedo “duplikat”.
Izbriši artikel Izbriše trenutno izbrani artikel. Pred izbrisom vas program vpraša ali ste prepričani, da želite izbrisati artikel.
Izbriši izbrani seznam artiklov Izbriše trenutno izbrani seznam artiklov. Pred izbrisom vas program vpraša ali ste prepričani, da želite izbrisati artikel.
Najdi neprodane artikle za obdobje Prikaže seznam artiklov, ki niso bili prodani v obdobju, ki ga določite. Podlaga so izdani računi.
Prikaži le aktivne artikle Prikaže seznam tistih artiklov, ki niso označeni kot neaktivni.
Nastavi izbrani seznam artiklov na aktiven Vsem artiklom v seznamu nastavi status aktivnosti na aktiven.
Nastavi izbrani seznam artiklov na neaktiven Vsem artiklom v seznamu nastavi status aktivnosti na neaktiven.
Prenesi artikel / Prenesi seznam artiklov… Funkcija omogoča prenos posameznega ali določenega seznama artiklov na izbran dokument.
Prenesi artikle na inventuro Prenese seznam izbranih artiklov na novo inventuro.
Prenesi artikle na zapisnik o spremembi cen Prenese seznam izbranih artiklov na zapisnik o spremembi cen (ZOSC).
Zamenjaj stopnjo davka Omogoča hitro spremembo davčne stopnje artiklom v seznamu.
Popravi spletne cene Redna prodajna cena in spletna cena so lahko različne in odstopajo za določen odstotek. V primeru spremembe redne cene se spletna cena na spremeni. V kolikor ste cene spremenili večim artiklom lahko s pomočjo te funkcije vskladite spletno ceno tako, da se odstotek razlike ohrani.
Nastavi privzeto šifro Nastavi osnovo za nadaljevanje številčenja oz. povečevanja šifer pri samodejnem dodajanju oz. dodajanju artiklov.
Osveži zalogo Osveži prikaz zaloge za vse artikle v seznamu.
Preveri negativno prodajo Preveri in prikaže artikle kateri imajo v skladiščnem kartonu zavedeno negativno zalogo oz. so kadarkoli bili prodani “v minus”. V nastavitvah programa lahko negativno prodajo onemogočite.
Preveri minimalno zalogo Prikaže seznam tistih artiklov, ki imajo zalogo enako ali manjšo od minimalno nastavljene.
Prikaži nedobavljivo zalogo Prikaže artikle katerih zaloga je premajhna in ne zadovolji povpraševanja ter jo je posledično potrebno naročiti.
Prikaži nedobavljivo zalogo z upoštevanjem naročilnic Enako kot prejšnja opcija le, da program upošteva tudi že naročeno zalogo preko naročilnic izdanih dobaviteljem.
Prikaži nedobavljivo zalogo z upoštevanjem naročilnic in konsignacij Prejšnji opciji program doda še upoštevanje konsignacijske zaloge.
Uvoz artiklov iz Excel-a Omogoča uvoz artiklov iz Excela. Predpripravljena predloga se nahaja v namestitveni mapi programa.
Uvoz cenika artiklov iz Excel-a Omogoča uvoz cenika iz Excela, za namen posodobitve cen v šifrantu.
Izvozi cenik artiklov v Excel Izvozi cenik artiklov v seznamu v .xls obliki na namizje
Izvozi seznam artiklov v Excel Izvozi seznam artiklov v .xls obliki na namizje.
Shranjena iskanja Omogoči vam dostop do shranjenih iskanj.
ZALOGA
Prikaz zaloge na posameznem artiklu (forma) deluje samodejno. Torej, ko ustvarite dokument, ki vpliva na gibanje zaloge se vrednosti osvežijo samodejno. V seznamu artiklov pa je potrebno zalogo osveževati ročno saj bi v nasprotnem primeru pri velikem številu artiklov prihajalo do počasnejšega delovanja programa. Za prikaz dokumentov, ki so ustvarili določeno stanje zaloge (naročena, rezervirana) kliknite na gumb poleg vrednosti.
Artikli vsebujejo še veliko drugih možnosti in načinov uporabe. V kolikor niste dobili vseh odgovorov nas kontaktirajte.
MATRIČNI ARTIKLI
Matrični artikli so zelo uporabni pri prodaji konfekcijskega blaga oz. kadar ima določen artikel več različnih lastnosti. Program vam omogoča samodejno izdelavo matričnih artiklov.
Uporabni so predvsem kadar program Poslovanje uporabljate v neposredni povezavi z vašo spletno trgovino.
Kako izdelate matrične artikle si oglejte v spodnjem posnetku. Pred izdelavo morate izpolniti šifrant lastnosti.