NA KRATKO O E-RAČUNIH (zakonska podlaga)
Od verzije 3.0.6 dalje program Poslovanje ponuja izdelavo e-računov v predpisani obliki za pošiljanje proračunskim uporabnikom.
NA KRATKO O E-RAČUNIH
Od 1.1.2015 zakonodaja zahteva izdajo e-računov v predpisani obliki proračunskim uporabnikom.
Potrebno se je zavedati tudi da so dokumenti podvrženi še sledečim zakonom:
- Elektronski račun za katerega naj bi se po Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1G ; ULRS, št. 83 z dne 6.11.2012) lahko zagotavljala pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa tudi z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov. Prejemnik računa se mora strinjati z uporabo elektronskega računa (ZDDV-1 in 84.člen).
- Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o izvajanju ZDDV (ULRS, št. 102 z dne 21.12.2012).
- Direktiva Sveta 2010/45/EU z dne 13.7.2010
- ZOPSPU-A (ULRS, št. 111/2013) – proračunski uporabniki na e-račune obvezno
s 1.1.2015
- 26. člen ZOPSPU - Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike
(ULRS, št. 59/2010 in 111/2013)
- Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne
in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila (ULRS, št. 9/11 in 109/12)
NA KAKŠEN NAČIN SE SME PO 1.1.2015 IZSTAVLJATI RAČUNE ČE STE:
a.) Gospodarska družba (gospodarstvo) in je prejemnik računa
b.) Proračunski uporabnik in je prejemnik računa
KATERE POGOJE MORA IZPOLNJEVATI E-RAČUN
- Strinjanje s strani prejemnika (formalni ali neformalni, pisno ali s tihim soglasjem)
- Pristnost izvora (zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja (elektronski podpis) računa je obveznost prejemnika in izdajatelja računa.
- Celovitost vsebine (vsebina ni bila spremenjena)
- Čitljivost (do konca obdobja hrambe računa)
KAKŠNA JE POT e-RAČUNA
NASTAVITVE ZA POŠILJANJE
NASTAVITVE ZA PRAVILNO DELOVANJE IZVOZA e-RAČUNOV
Pred samim začetkom izdelave e-računov je nujno potrebno nastaviti pravilne podatke vašega podjetja v nastavitvah programa ter pravilno izpolniti podatke pri poslovnih partnerjih, ki zahtevajo izdajo e-računov.
V šifrantu poslovnih partnerjev je potrebno označiti oz. izpolniti naslednje podatke:
– Naziv poslovnega partnerja, Ulica, Pošta, Država, E-mail
– ID za DDV (davčna številka)
– Matična številka
– Številka TRR (IBAN)
– BIC
– E-račun (obkrižati)
– POMEMBNO! Če je kupec Proračunski uporabnik, je potrebno v šifrantu poslovnih partnerjev označiti ,da gre za proračunskega uporabnika.
V nastavitvah programa je potrebno označiti oz. izpolniti naslednje podatke:
– Naziv vašega podjetja, Ulica, Pošta, Država, E-mail
– ID za DDV (davčna številka)
– Matična številka
– Naziv banke
– BIC
– Številka TRR (IBAN)
V kolikor boste e-račune pošiljali neposredno na UJP nam morate le to sporočiti, da vas prijavimo v sistem UJP. V nasprotnem primeru pošiljanje ne bo mogoče.
Za drugo opcijo oz. ročno izvažanje e-računov v e-banko je potrebno nastaviti še ustrezne nastavitve izvoza glede na vaš bančni program pod zavihkom “Dodatno”:
– E-računi format ovojnice: Izbirate lahko med Halcom standardom in ICL (ZBS). Preverite pri vaši banki kaj podpira.
– E-računi zip: Če vaša banka zahteva uvoz v .zip paketu označite to funkcijo.
– Končnica ovojnice: Določene banke zahtevajo drugačno končnico ovojnice. Označite glede na zahteve vaše banke.
– Certifikat: V kolikor vaša banka ne nudi podpisovanja e-računov je boste morali v program Poslovanje uvoziti ustrezen certifikat, ki vam ga izda banka oz. izdajalec certifikata. Certifikat uvozite s klikom na puščico, ki vam ponudi izbiro le-tega. Certifikat mora imeti končnico “.p12”.
NEPOSREDNO POŠILJANJE NA UJP
Kako veste ali je e-račun bi sprejet?
Program poslovanje omogoča neposredno povratno informacijo glede statusa vaših e-računov. Funkcijo za osvežitev statusa e-računov najdete spodaj levo v gumbu možnosti – “Osveži statuse e-računov”. Možni statusi so sledeči: – Poslan – Dostavljen – Sprejet – Zavrnjen Naj opozorimo, da prejemniku e-računa le-tega ni potrebno postaviti v status sprejet. Zato se velikokrat lahko smatra, da je status dostavljen enak kot sprejet. O tem se pogovorite s prejemnikom. Kako ravnati v primeru zavrnitve e-računa se o tem posvetujte s svojim računovodstvom ter prejemnikom e-računa. Program vam omogoča vse opcije (stornacijo ali ponovno pošiljanje). Kaj pa avansni računi in dobropisi? Za pošiljanje teh ravnate enako kot s računi. Za ročno izvažanje preberite opozorilo spodaj.ROČNI IZVOZ e-RAČUNOV PREKO E-BANKE
prikaz e-računaKo izdelate račun in na njega dodate kupca, ki je proračunski uporabnik se bo pri gumbu za tiskanje pokazala modra ikona, ki ponazarja, da je obvezna izdaja e-raćuna. Eračun izdate tako, da pritisnete gumb TISKAJ (ali v podmeniju opcijo “Natisni račun (ali izvozi e-račun)”) ter nato ob prikazu predogleda izberete opcijo NATISNI. Program vas bo opozoril, da prejemnik zahteva izdajo e-računa ter vas vprašal, če ga poleg elektronskega izvoza želite tudi natisniti. Neglede na vašo izbiro bo program izvozil račun in priloge v temu namenjeno posebno mapo na vašem računalniku.
Na dokumentu je potrebno nastviti metodo plačila. Privzeta vrednost je 0. Opcije:
– 0: račun je potrebno plačati
– 1: račun bo plačan preko direktne obremenitve in ga ni potrebno plačati
– 2: račun je že bil plačan
– 3: drugo-ni možnosti plačila
KJE SE NAHAJA MAPA Z IZVOŽENIMI e-Računi?
Mapa z izvoženimi e-računi se nahaja:
WINDOWS uporabniki: C:Documents and SettingsVašUporabnikMy DocumentsPoslovanje_DatastudioeRacuni
MAC(Apple) uporabniki: DOCUMENTS/Poslovanje_Datastudio/ERacuni
KAKO IZVOZIM RAČUNE V e-BANKO (NLB Proklik)
V naslednjih korakih je prikazan vnos eračuna v NLB Proklik. Logika vnosa je tudi v ostalih bančnih programih podobna. Ponovno bi opozorili, da je funkcija omogočena le v kolikor imate storitev izdaje e-računov omogočeno s strani vaše banke. O tem kontaktirajte skrbnika vašega računa. Pravtako si pred uvozom preberite navodila vaše e-banke..
1. V pripravi e računov izberite funkcijo uvoz.
2. Označite, da uvažate ovojnico računa.
3. Izberite ovojnico računa (označena z _env v imenu) ter pritisnite gumb OPEN.
NAMIG ZA UPORABNIKE MAC OS X-a in HALCOMOVE E-BANKE (PROKLIK,...)
Za lažji uvoz e-računov predlagamo, da si nastavite mapo ERacuni kot deljeno (shared) med operacijskim sistemom Mac OS X ter Windows operacijskim sistemom, ki teče v omenjenem virtualizacijskem okolju.
HRAMBA E-RAČUNOV
Neposredno na UJP lahko enako kot račune pošiljate tudi dobropise in avanse. V primeru ročnega uvoza in pošiljanja preko e-banke pa le to ni vedno mogoče saj določene banke ne podpirajo avansov in dobropisov.