Poglavitna funkcija arhiva je zaščita podatkov ter zgodovine poslovanja v primeru okvare računalnika. Ker so okvare lahko trajne vam prav tako svetujemo, da arhiv shranjujete izven računalnika (na USB ključku, zunanjem disku, Dropboxu, e-mailu…), da se zaščitite pred popolno izgubo podatkov. Navodila za ustvarjanje arhiva pa si lahko preberete v nadaljevanju.
POSTOPEK KREIRANJA ARHIVA
Zaželjeno in izjemno koristno je, da po vsaki uporabi programa Poslovanje (torej ko končamo z delom v programu) ali že med samo uporabo ustvarimo oziroma izdelamo varnostno kopijo – arhiv.
Varnostno kopijo lahko izdelamo na dva načina:
- Ročno: arhiv lahko ročno izdelamo kadarkoli želimo, in sicer tako, da kliknemo na Poslovanje / Servis /Izdelava varnostne kopije.
- Avtomatsko: kadarkoli želimo končati z delom in zapreti program oz. se odjaviti, se nam pojavi okenček z opozorilom. Arhiv v tem primeru ustvarimo, če kliknemo gumb Arhiviraj. S tem ustvarimo arhiv tekočega dne.
PRIMARNA LOKACIJA ARHIVA
Mac: MacintoshHD/Applications/Poslovanje/Arhiv
PC: C:/Programske datoteke/Poslovanje/Arhiv
SEKUNDARNA LOKACIJA ARHIVA
Možnost izdelave sekundarnega arhiva programa je izredno priročna saj omogoča, da program ob vsakemu arhiviranju izdela arhiv v primarno lokacijo ter poleg tega še v sekundarno lokacijo, ki se lahko nahaja kjerkoli (zunanji disk, mrežni disk, USB ključek...).
Priročna opcija je tudi možnost kompresiranja (stiskanja) arhiva, ki zmanjša obseh arivske datoteke v povprečju za cca. 70%.
ARHIVIRANJE V DROPBOX, GOOGLE DRIVE...
Nastavitve glede sekundarne lokacije arhiva najdete v oknu Nastavitve (FileMaker / Nastavitve / Nastavitve programa). Tu izberete zavihek Arhiviranje. Funkcije, ki jih tu nastavljamo so sledeče:
- Mapa za dodatni arhiv - Izberete lokacijo za dodatni arhiv
- Maksimalno število arhivov (Maksimalno št. dodatnih arhivov) - Tu določite maksimalno število arhivov, ki jih bo program držal v mapah. Priporočamo 30 za glavno in 15 za dodatno mapo.
- Kompresiranje arhiva (Kompresiranje dodatnega arhiva) - možnost kompresije arhiva v datoteko ZIP, kar stisne datoteko tudi do 70% njene originalne velikosti. To funkcijo priporočamo za dodatni arhiv.
KAJ VSEBUJE ARHIV IN NASVETI ZA AHIVIRANJE
Arhiv vsebuje vse podatke, ki ste jih vpisali do trenutka kreiranja. Priporočamo, da vedno hranite vsaj zadnjih 5 arhivov.
Prav tako je dobro, da jih kopirate tudi na drugo lokacijo, v kolikor ne uporabljate opcije sekundarnega arhiva. Na sekundarni lokaciji predlagamo, da hranite večje število arhivov oz. vsaj za mesec dni nazaj oz. preteklo davčno obdobje. Priporočamo tudi ohranitev vsaj enega arhiva pretekle verzije programa v primeru posodobitve.
KAKO POVRNITI VARNOSTNO KOPIJO
V primeru okvare baze:
Iz mape arhiv izberete zadnji arhiv. V kolikor uporabljate kompreziranje ga odkompresirajte. Arhiv naro skopirate v glavno mapo Poslovanje ter ga preimenujete v Poslovanje.fmp12. Program nato ponovno zaženete.V kolikor arhiva ne izdelujete redno vas opozarjamo, da bo prepis osnovne baze izbrisal vse podatke. V kolikor želite nas kontaktirajte in vam bomo skušali rešiti podatke iz okvarjene baze.
V primeru okvare diska, kraje računalnika:
Prvi korak je ponovna namestitev programa Poslovanje s pomočjo inštalacijske datoteke (pošljite nam e-mail, da vam pošljemo povezavo za prenos). Po končani namestitvi skopirajte zadnji arhiv v glavno mapo Poslovanje ter ga preimenujte v Poslovanje.fmp12.
Kot lahko vidite, vam Poslovanje nudi proste roke kar se tiče kreiranja in brisanja dokumentov, popravljanja podatkov itd. S konsistentnim izdelovanjem varnostnih kopij pa preprečite, da bi podatke kadarkoli izgubili.
ZGODOVINA DOKUMENTA oz. ZGODOVINA VSEH SPREMEMB V PROGRAMU
Program poslovanje je zasnovan tako, da kadarkoli omogoča vpogled v zgodovino spremeb, ki so bile narejene na posameznih dokumentih ali celotnem programu. Funkcija je zelo pomembna saj nam pomaga ugotoviti morebitne napačne vnose, spremembe ali celo napake. Funkcijo najdete na vsakem pomembnem dokumentu ali šifrantu v zavihku "Dodatno". Generalni pregled nad dogodki pa se nahaja v meniju Filemaker / Servis / Pregled zgodovine.
NAPAKA PRI IZDELAVI VARNOSTNE KOPIJE
V kolikor vam program pri izdelavi varnostne kopije javi, da ne more izdelati varnostne kopije (glejte sliko desno) preverite ali se v mapi POSLOVANJE nahaja mapa z imenom Arhiv. V kolikor uporabljate tudi lokacijo za sekundarni arhiv preverite:
– Ali lokacija katero imate nastavljeno v nastavitvah programa še obstaja oz. ali je morebiti imela spremenjeno ime
– MAC uporabniki: Ali je vaš osnovni disk poimenovan Macintosh HD