Splošna navodila
Pred samim nadaljevanjem branja naših navodil je priporočljivo, da preberete vprašanja in odgovore na strani FURS-a. – Neposredna povezava na “Vprašanja in odgovore” – KLIK – Splošna stran FURS-a glede davčnih blagajn – KLIKSPREMEMBA ŠTEVILČENJA DOKUMENTOV
Novi zakon predpisuje tudi obliko številčenja dokumentov. V novi verziji se številčenje spreminja v v format POSLOVNAENOTA-ELEKTRONSKANAPRAVA-LETOZAPOREDNAŠTEVILKA npr. P1-B1-1600001. Zadnji del številke se generira samodejno, prvi del je oznaka poslovnega prostora, drugi del pa oznaka plačilne naprave. Obe oznaki sta omejeni na 2 znaka. Uporabljate lahko samo črke in številke, predlagamo pa uporabo samo številk, predvsem, če želite, da bodo bančni programi sprejeli sklice ob plačilih vaših računov. Dokumenti se števičijo za vsako poslovno enoto posebaj glede na plačilno napravo. Pravtako se vsi trije dokumenti številčijo skupaj zaporedno. POZOR: V kolikor začenjate z uporabo programa sredi leta pazite na pravilno zaporedno nastavitev številčenja dokumentov predno začnete izdajati račune.TESTNO DAVČNO POTRJEVANJE
Za preizkus testnega davčnega potrjevanja storite sledeče: 1. Ne vnašajte vašega pravega certifikata. Na podlagi nevnešenega certifikata bo program zaznal, da gre za testno pošiljanje podatkov. 2. Prijavite Poslovno enoto. Ker certifikat ni vnešen se bo poslovna enota prijavila testno. 3. Nastavite šifrante plačil oz. nastavite, da davčno potrjujete vse račune, dobropise in avanse. 4. Za točne nastavitve berite navodila spodaj.1. SKLOP - Za uporabnike davčnih blagajn - NUJNE NASTAVITVE
PREDPRIPRAVA VSEH PODATKOV ZA DELOVANJE DAVČNIH BLAGAJN
Priporočamo, da vse potrebno za pripravo na davčne blagajne in prehod na novo verzijo Poslovanja 4 naredite že sedaj. Modro obarvane točke uredite v programu Poslovanje, ostale uredite na ravni vašega podjetja. Kaj je potrebno narediti:
1. Uvoz certifikata oz. digitalnega potrdila v program.
– Samo za uporabnike davčnih blagajn.
– Pridobite ga na portalu eDavki. Navodila za prevzem – KLIK.
– Na razpolago od 15.11.2015 dalje.
– Po pridobitvi ga je potrebno uvoziti v program Poslovanje kot prikazuje desna slika.
2. Posredovanje podatkov o izdelovalcu programske opreme.
– Podatke pošlje program samodejno ob prijavi poslovne enote.
3. V aktih podjetja določiti številčenje računov.
– Določi se v aktih posameznega podjetja skladno z številčenjem določenim v programu Poslovanje.
– Lahko se določi že sedaj na podlagi naših navodil o delovanju številčenja dokumentov.
– Povezave do primerov internih aktov najdete najdete na FURS-ovi strani pod obrazci – KLIK.
4. Na vidno mesto objaviti obvestilo kupcem.
– Na vidno mesto obesiti obvestilo kupcem o obveznem izstavljanju računov in o obveznosti kupca, da ga vzame in zadrži
5. V aktih podjetja določiti oznake elektronskim napravam za izdajo računov.
– Določi se v aktih posameznega podjetja.
– Lahko se določi že sedaj na podlagi naših navodil o delovanju številčenja dokumentov v povezavi s oznakami elektronskih naprav.
– Povezave do primerov internih aktov najdete najdete na FURS-ovi strani pod obrazci – KLIK.
6. V nastavitvah programa nastaviti oznake plačilnih naprav.
– Nastavitev najdete v meniju FILEMAKER / NASTAVITVE PROGRAMA pod zavihkom AKTIVIRANE NAPRAVE. Vsak računalnik na katerem uporabljate program Poslovanje predstavlja “potencialno” plačilno napravo. V polje oznaka vnesite dvomestno oznako naprave. Predlagamo uporabo številk.
7. Registracija poslovnega prostora oz. poslovne enote.
– Prijavo se izvede neposredno iz nastavitev programa.
– Skladno s spodnjimi navodili.
– Prijava poslovnega prostora za je za uporabnike davčnih blagajn obvezna.
– Opravi se jo kot prikazuje slika desno.
V vnosna polja se lahko vnašajo sledeče oblike teksta oz številk:
Oznaka poslovnega prostora: – dvomestna številka – npr. 01
Ulica: – text – dolžina: 1-100
Hišna št.: – text – dolžina: 1-10
Dodatek k hiš. št.: – text – dolžina: 0-10 (če ga ni je lahko polje prazno)
Naselje: – text – dolžina: 1-100
Poštna št.: – text – dolžina: 4
Pošta: – text – dolžina: 1-40
Številka katastrske občine: – samo številke – max dolžina: 4
Številka stavbe: – samo številke – max dolžina: 5
Številka dela stavbe: – samo številke – max dolžina: 4 (če nimate določenega dela stavbe vpišite številko 1)
Tip premičnega poslovnega prostora: Izberite ustrezni tip, če imate premični poslovni prostor v nasprotnem primeru pustute polje prazno
8. Preverite tiskalnike ali tiskajo QR kode.
– Testni izpis lahko opravite iz v modulu NASTAVITVE PROGRAMA v zavihku NASTAVITVE TISKA
9. Vpišite davčne številke prodajalcev in njihove oznake.
– Vpis se izvede v modulu za uporabniške račune.
– Vpisati jih morate predno začnete z uporabo davčnih blagajn.
– Da spremembe postanejo aktivne se mora uporabnik ponovno prijaviti v program.
9. Nastavitev šifranta vrst plačil.
– V šifrantu VRSTE PLAČIL vnesite vse oblike plačil, ki jih uporabljate. Plačilom, ki se obravnavajo kot gotovina za potrebe davčnega potrjevanja računov obvezno obkljukajte opcijo “Davčno potrjevanje” kot prikazuje slika.
10. (od verzije 5.0.6 dalje) Nastavitev plačilnih naprav (računalnikov), ki davčno potrjujejo izdane račune(račune, avanse in dobropise).
OBVEZNO: V nastavitvah programa v zavihku “Aktivirane naprave” obkljukajte opcijo “Davčno potrjevanje” računalnikom, kateri želite, da davčno potrjujejo račune. Računalniki, ki te opcije nimajo obkljukane ne bodo mogli davčno potrjevati računov in obratno.
POMEMBNO: od 1.7.2019 se morajo vsi računi iz posamezne plačilne naprave, ki davčno potrjuje račune na FURS pošiljati brez manjkajočih vmesnih številk. Verzija 5.0.6 dalje omogoča zgornjo nastavitev. V kolikor programa niste posodobili imate le izbiro, da v programu obkljukate opcijo “Davčno potrdi vse račune” oz. da računov davčno ne potrjujete v kolikor v to niste zakonsko obvezani. Opcijo obkljukate kot prikazuje zgornja slika pri točki 1.
POSODOBITEV NA VERZIJO 5.0.6. V primeru, da ste imeli v predhodnji verziji označeno, da davčno potrjujete vse račune, se bodo po posodobitvi vse plačilne naprave oz. aktivirani računalniki označili za davčno potrjevanje. V nasprotnem primeru pa nobeden. V vsakem primeru po posodobitvi preverite in primerno označite naprave za davčno potrjevanje.
V kolikor ste do sedaj davčno potrjevali le račune za katere je to bilo obvezno (plačilo z gotovino) morate po posodobitvi na verzijo 5.0.6 pravtako obkljukati aktivirane naprave, katere želite da davčno potrjujejo račune. V nasprotnem primeru se računi neglede na izbrano plačilo ne bodo davčno potrjevali oz. izbira plačila, ki povzroči davčno potrjevanje na bo mogoče.
SPREMEMBA ŠTEVILČENJA ALI PLAČILNE NAPRAVE: Plačilna naprava, ki je že davčno potrdila račun, avans ali dobropis se ne sme več odstraniti iz davčnega potrjevanja v sklopu istega številčenja.
V kolikor jo želite izvzeti iz davčnega potrjevanja ji morate spremeniti številko plačilne naprave, da bo tako v sklopu novega številčenja zopet račune številčila od številke 1 dalje. Temu primerno morate v podjetju sprejeti tudi sklep o številčenju računov.
Delo z dokumenti v primeru davčnega potrjevanja
UPORABA DAVČNIH BLAGAJN IN DELO Z DOKUMENTI
Po uspešni nastavitvi vseh zgornjih točk je program Poslovanje pripravljen za davčno potrjevanje računov.ŽELITE DAVČNO POTRJEVATI VSE RAČUNE, DOBROPISE IN AVANSE
V kolikor želite to opcijo lahko v nastavitvah programa v zavihku DODATKO ter podzavihku DAVČNE BLAGAJNE obkljukate opcijo “Davčno potrdi vse račune”.
IZDELAVA RAČUNA IZ MODULA RAČUNI
1. Račun izdelate kot do sedaj.
Glede na izbiro plačila bo program določil ali je račun potrebno davčno potrditi.
Kar prikaže tudi rdeči trikotnik ob zavihku “davčno potrjevanje”.
2. Potrjevanje računa se zgodi v trenutku, ko v programu v predogledu dokumenta pritisnete gumb NATISNI oz. PDF.
Če so izpolnjeni pogoji za potrditev (zabeleženo plačilo katero se davčno potrjuje ali pa je račun ročno bil označen za davčno potrjevanje brez zabeleženega plačila).
3. V kolikor zaradi tehnične napake potrjevanje ne uspe bo na računu ter v seznamu viden rdeči trikotnik.
Takšne nepotrjene račune skladno z zakonom naknadno potrdite s pritiskom na gumb “Pošlji v potrjevanje”.
4. Na sliki desno si lahko ogledate uspešno davčno potrjen račun
IZDELAVA AVANSNEGA RAČUNA
Izdelava avansnega računa poteka enako kot izdelava navadnega računa s to razliko, da v primeru prejetega avansnega plačila v gotovini avansni račun označimo, da ga je potrebno davčno potrditi s obkljukanjem polja “Davčno potrjevanje”.
Glejte sliko desno.
IZDELAVA DOBROPISA
Izdelava dobropisa je predvidena samo na podlagi gotovinskega računa.
V takem primeru se bo dobropis samodejno skladno z zakonom označil za davčno potrjevanje tudi, če ne gre za gotovinsko izplačilo saj gre z davčnega vidika za spremembo izvornega računa.
Glejte sliko desno.
IZDELAVA POS RAČUNA
Davčno potrjevanje POS računov se izvede skoraj identično kot potrjevanje računov iz modula računi.
Razlika je le-ta, da se davčno potrjevanje izvede takoj ob pritisku na katerokoli vrsto izpisa brez vmesnega pojavnega okna z možnostjo prekinitve. V kolikor potrjevanje ne uspe naknadno potrjevanje urejate iz modula “Računi” kot opisano zgoraj.
IZDELAVA RAČUNA PRI SPLETNI PRODAJI – PLAČILO PO POVZETJU
Račune za plačilo po povzetju je potrebno davčno potrditi. Težava pa se pojavi pri beleženju plačila saj le-to ob izdelavi računa (ob odpremi blaga) še ni bilo odpravljeno.
V tem primeru vam na računu ni potrebno zabeležiti plačila (to storite, ko plačilo dejansko prejmete) temveč na računu pred izdajo le-tega označite opcijo “Davčno potrdi račun”. V tem primeru se bo račun davčno potrdil ob tisku neglede na to, da plačilo ni zabeleženo.
Seveda se lahko odločite tudi, za davčno potrjevanje vseh računov. Funkcijo najdete v nastavitvah programa pod zavihkom “Dodatno” in podzavihku “Davčne blagajne”.
2. SKLOP - Za uporabnike, ki ne uporabljajo davčnih blagajn.
PREDPRIPRAVA VSEH PODATKOV
Kljub temu, da niste uporabniki davčnih blagajn je potrebno zaradi novega zakona za delo s programom pripraviti določene podatke.Kaj je potrebno narediti:
1. Vpis številke poslovne enote.
– Vpišete samo “Oznako poslovne enote” zaradi vzpostavitve pravilnega številčenja dokumentov.
– Poslovnega prostora ne prijavljate.
2. V nastavitvah programa nastaviti oznake plačilnih naprav.
– Nastavitev najdete v meniju FILEMAKER / NASTAVITVE PROGRAMA pod zavihkom AKTIVIRANE NAPRAVE. Vsak računalnik na katerem uporabljate program Poslovanje predstavlja “potencialno” plačilno napravo. V polje oznaka vnesite dvomestno oznako naprave. Predlagamo uporabo številk.
3. Nastavitev šifranta vrst plačil.
– V šifrantu VRSTE PLAČIL vnesite vse oblike plačil, ki jih uporabljate. Plačilom, ki se obravnavajo kot gotovina za potrebe davčnega potrjevanja računov obvezno obkljukajte opcijo “Davčno potrjevanje” kot prikazuje slika.
3. Menjava certifikata za davčno potrjevanje
Menjavo certifikata opravite v nastavitvah programa, natančneje v zavihku “Dodatno” ter podzavihku “Davčne blagajne”.MENJAVA CERTIFIKATA ZA DAVČNO POTRJEVANJE
