Računi so najpogosteje uporabljen dokument in temu primerno vsebujejo veliko število funkcij. Pomembno si je zapomniti, da račun ne odpisuje blaga oz. ga samo v primeru kadar je označen kot POS.
USKLAJENOST Z ZDavP-2F
Program Poslovanje že od prve izdaje deluje tako, da beleži vse spremembe narejene na vseh dokumentih.
Od verzije 2.8.2, ki je izšla dne 19.12.2012 pa je v celoti usklajen z ZDavP-2F (Uradni list RS, št. 13/2011-UPB4, 32/2012 in 94/2012), ki je stopil v veljavo 1.1.2013.
Od verzije 2.9, ki je izšla 18.6.2013, pa je usklajen tudi s Pravilnikom o zahtevah za računalniške programe in elektronske naprave, upravljanje in delovanje informacijskega sistema ter vsebini, obliki, načinu in rokih za predložitev podatkov (Uradni list RS, št. 35/2013 (42/2013 popr.), ki je izdan na podlagi enajstega odstavka 38. člena ZDavP-2 in velja od 1.7.2016 dalje.
VRSTE POGLEDA
Računi vam nudijo dve vrsti pregleda.
Prava je oblika forme, ki služi tudi za vnos podatkov, druga pa seznam, ki služi za skupinski pregled dokumentov.
Dobra informacija je to, da imate lahko naenkrat odprtih več oken ter tako operirate z več računi naenkrat. Med obema pogledoma lahko prosto preklapljate.
Prav tako lahko iz pogleda seznama z dvoklikom na katerikoli račun le-tega odprete v pogledu forme.
OSNOVNA IZDELAVA RAČUNA
Pred prvo izdelavo računa obvezno preberite navodila za nastavitev številčenja in morebitnega davčnega potrjevanja. KLIK
VNOS POSLOVNEGA PARTNERJA
Kot vse dokumente v Poslovanju tudi tega izdelamo s pomočjo gumba Nov. Program bo samodejno računu dodelil številko ter trenutni datum.
Nato izberite poslovnega partnerja s klikom na zeleni gumb Dodaj kupca. Odpre se vam šifrant poslovnih partnerjev kjer je na voljo tudi filter za hitro iskanje poslovnega partnerja po nazivu ali davčni številki. Partnerja izberete tako da kliknete nanj.
V kolikor željenega poslovnega partnerja ni v vašem šifrantu ga lahko hitro dodate preko njegove davčne številke. Pritisnite gum Nov, vpišite njegovo davčno številko, pritisnite lupico ter kljukico za potrditev vnosa.
Tako boste novega partnerja dodali na predračun ter hkrati v šifrant in bo tako že navoljo za vse ostale dokumente.
VNOS ARTIKLA / STORITVE
V zavihku Artikli/storitve dodajate artikle oz. storitve tako, da na desni strani kliknete na zelen gumb Dodaj artikel/storitev.
Gumb vam odpre možnost hitrega iskanja in dodajanja artiklov na dokument. Enako kot pri hitrem dodajanju poslovnih partnerjev je tudi tu na voljo filter za hitro iskanje kateri išče po šifri in nazivu artikla.
V kolikor artikla ni v šifrantu (primerno za artikle, ki jih dobavljate po potrebi) ga lahko hitro dodate s pomočjo gumba Nov. V oknu za hitro izbiro najdete tudi gumb za osvežitev zaloge artiklov, ki jih vidite v seznamu.
Po iziri artikla/storitve se le ta doda v novo postavko na računu. Privzeto se vse vrednosti artikla/storitve v postavki nastavijo glede na vrednosti (naziv, dodatni opis, cena, davčna stopnja) vnešene v šifrantu artiklov/storitev. V kolikor imate pri poslovnem partnerju privzet popust ali pa izdelan individualni prodajni cenik se bo upošteval tudi ta.
V kolikor izdajate račun za specifičen namen (izvoz EU, Izvoz tretje države, 76. a člen,...) izberite primerno vrsto prodaje. Na podlagi tega bo program primerno nastavil davčne stopnje vseh postavk.
V primeru specifičnih potreb lahko davčne stopnje korigirate ročno na vsaki postavki.
V primeru, da niste davčni zavezanec morate imeti pred izdajo računa povsod nastavljene davčne stopnje 0. Torej v šifrantih in nastavitvah dokumentov.
Ustreznost dokumenta pred izdajo preverite.
KAJ PA ČE ARTIKLA NE ŽELIM IMETI V ŠIFRANTU?
Artikli, ki niso vpisani v šifrantih ne bodo vključeni v poročilih saj jih program ne more slediti. Zato predlagamo, da si za artikle/storitve, ki jih ne želite ločevati ustvarite poseben artikel/storitev v šifrantu npr. splošno delo in nato tega uporabljate za več vrst opravil.
Naziv le-tega lahko na računu nato naknadno spreminjate. V kolikor v računovodstvo podatke pošiljate v elektronski obliki zgoraj opisano odsvetujemo. V vsakem primeru se o oznčevanju oz. vodenju artiklov posvetujte z vašim računovodskim servisom.
IZBIRA SKLADIŠČA
Program samodejno nastavi na vsak novo ustvarjen dokument privzeto skladišče. Privzeto skladišče se nastavi v Nastavitvah programa v zavihku Dodatno.
Pri prenašanju računa na druge dokumente se bo skladišče preneslo skupaj z ostalimi podatki na ciljni dokument. Po potrebi ga lahko spremenite, vendar pa opozarjamo, da pri tem upoštevate logiko delovanja programa ter delo z zalogo.
DODATNI TEKSTI IN OPOMBE NA RAČUNU
V zavihku teksti vam program prikaže privzete tekste, ki jih program črpa na dokumente iz nastavitev vašega programa (nastavitve dokumentov lahko kadarkoli spreminjate). V kolikor morate tekste za trenutni dokument prilagoditi enostavno izberite omenjeni zavihek in besedila ročno popravite.
Ta sprememba bo vidna samo na trenutnem dokumentu. Kako urejate privzete tekste si oglejte tukaj - KLIK.
TISKANJE RAČUNA IN POŠILJANJE PO ELEKTRONSKI POŠTI
Za tiskanje je potrebno v orodni vrstici dokumenta klikniti gumb tiskaj. S klikom na puščico poleg gumba tiskaj se vam odpre veliko opcij katere predlagamo, da raziščete sami, v navodilih pa bomo izpostavili le največkrat uporabljene:
- Natisni račun z UPN: natisne vam račun in spodaj UPN nalog. Obrazec za tiskanje računov z UPN lahko kupite na pošti ali v knjigarni.
- Natisni POS/POS-A4: izpiše račun v POS obliki ali v POS obliki na A4 format.
- Natisni račun/obračun računa za komisijsko prodajo: Omogoča tiskanje računa prilagojenega za komisijsko prodajo. Na računu morate imeti tudi označeno, da gre za komisijsko prodajo (Kljukica komisija, nad postavkami računa).
- Pošlji račun po e-mailu: izbrani račun program spremeni v PDF obliko ter ga kot priponko doda v nov e-mail. Omenjena funkcija deluje s sledečimi klienti za e-pošto Mail(Mac), Outlook(Win), Outlook Express(Win).
- Natisni garancijske liste: Natisne garancijske liste za vse artikle oz. postavke na računu katere imajo izpolnjeno polje za garancijo (zavihek Garancija) v šifrantu artiklov.
- Paketni izpisi: so namenjeni tiskanju večih računov naenkrat v različnih oblikah. Potrebno si je zapomniti, da seznam računov predstavlja trenutno izbrani seznam v modulu računi.
MOŽNOSTI POSTAVK
Matrični izračun cene
Matrični izračun cene omogoča preračun cene postavke z več parametri. Primer: Nudite vrtanje lukenj katere obračunavate glede na premer luknje in cm globine. V zavihku matrični izračun lahko tako npr. v količino vpišete št. zvrtanih lukenj v mnogokratnik število zvrtanih cm in tako dobite pravilno ceno celotnega vrtanja.Serijske številke
V polje serijske številke eno pod drugo lahko vpisujete ali skenirate preko črtne kode prodane serijske številke. Katere serijske številke še imate na razpolago lahko preverite v šifrantu artikla.
Vrstni red/sklopi
Omogoča vam spreminjanje vrstnega reda postavk, tako da kliknete in držite na znak s puščicama gor in dol, ter postavko z miško prenesete v željeno vrstico. Sklopi omogočajo izpis s skupaj seštetimi določenimi postavkami, ki tvorijo smiselno celoto.
Dodatno
Vsebuje dodatna polja katera lahko uporabljate za vpis svojih specifičnih podatkov. Po vpisanih podatkih lahko tudi iščete. Imena dodatnih polj lahko nastavljate v nastavitvah programa.
Projekti
Omogoča razdeljevanje prihodkov na posamezna opravila oz. projekte. Posamezno postavko dodelite določenemu projektu tako, da v polje številka projekta s pomočjo klika na zelen gumb Izberi projekt, ki vam prikaže vse razpoložljive projekte za izbiro. Več o projektih si lahko prebere tukaj.
PLAČILA
Plačila
V ta zavihek vpisujete datum, vrsto in znesek plačila s katerim je bil izbrani račun zaprt v celoti ali delno. S pritiskom na vrsto plačila se vam prikaže področje, kjer izberete vrsto, datum in znesek plačila. Sam program vam vedno ponudi celoten odprt znesek računa, ki je še ostal za plačilo. Sama plačila se lahko vnesejo brez odklepanja računa. Pred prvo izdajo računov si obvezno nastavite vrste plačil v šifrantu vrst plačil saj te nastavitve vplivajo na davčno potrjevanje računov.
Avansi
V tem zavihku vpišete številko avansa, ki se veže na ta račun. V kolikor račun izdelate iz avansa vpisovanje ni potrebno saj program to naredi samodejno. V kolikor obstaja avans je ta vpis zelo pomemben saj vpliva na obračun davka na računu.
Dobropisi
V tem zavihku vpišete dobropise povezane z omenjenim računom saj vam le ti zmanjšajo odprto vrednost računa za znesek dobropisa. V kolikor dobropis izdelate iz računa se le-ta vpiše samodejno.
Obroki
V tem zavihku Pripravite obroke za plačilo račna, kadar želi vaš poslovni partner račun poravnati po obrokih. Obroke pripravite tako, da izberete število obrokov, datum prvega obroka, obdobje ter dan v mesecu, ko obrok zapade in nato kliknete na zelen gumb Pripravi obroke.
Opomini
Omogočajo neposredno izdajo opomina iz izdanega računa. V portalu enostavno izberete datum in vrsto opomina. Nato pa lahk oizberete ali le-tega natisnete ali pošljete po e-pošti. V kolikor želite izpisovati skupne opomine za več računov pa to storite iz šifranta poslovnih partnerjev kjer se nahajajo opcije za izpis opominov ali IOP obrazcev.
MOŽNOSTI
Izdelaj blagajniški prejemek
Ta funkcija izdela blagajniški prejemek za preostali odprti znesek računa ter v zavihek plačila vpiše plačilo z gotovino.
Storniraj račun
Ta funkcija stornira izbrani račun tako, da ga podvoji ter na novo oštevilči ter vsem postavkam dodeli negativno vrednost. Pomembno je vedeti, da stornacija običajnega računa ne vrne blaga na zalogo (to naredi stornacija računa POS). V primeru navadnega računa vrne blago na zlogo šele stornacija dobavnice.
Združi artikle na računu
V kolikor imate na računu več istih artiklov z enako ceno vam jih omenjena funkcija združi v eno postavko.
Izvozi seznam računov v excel
Funkcija vam izvozi izbran seznam računov v excel. Vsak račun v excelovi tabeli je zapisan v svoji vrstici. Vrednosti predstavljajo sumirane vrednosti postavk.
Spreminjanje številke računa
Številko računa lahko spremenite s pomočjo funkcije “Nastavi številko dokumenta”. Uporabo funkcije priporočamo samo v primeru, da račun še ni bil tiskan. V kolikor boste številko spreminjali sami morate poskrbeti za pravilno kronološko zaporedje datuma in številke računa. Program v tem primeru ne more preverjati pravilnosti. Prav tako se morate držati sheme številčenja.
ZAKLEPANJE / ODKLEPANJE RAČUNOV
Sam račun se ob tisku (ali pošiljanju po elektronski pošti) vedno avtomatično zaklene.Odklepanje računov
V kolikor po tisku ugotovite, da ste se zmotili in želite kaj popraviti (npr količino ali pa znesek popusta) morate najprej odkleniti račun, da lahko spremenite vrednosti.To storite tako, da kliknete na gumb Odkleni v spodnjem desnem kotu okna. Odpre se vam okno z opozorilom, kjer morate še enkrat potrditi, da želite račun odkleniti, po čemer se bo račun odklenil. Ko popravite račun in ga ponovno natisnete se bo račun ponovno avtomatično zaklenil.
Obenem bo program od vas zahteval vpis razloga spremembe (le-to zahteva Pravilnik). Sam račun pa lahko zaklenete tudi tako da kliknete na gumb zakleni v spodnjem desnem kotu okna.
BRISANJE RAČUNOV
Račun lahko zbrišete le, če le-ta še ni bil tiskan. Se nadaljuje …
E-RAČUN
Program Poslovanje omogoča neposredno pošiljanje e-računov na UJP. Za vklop storitve nas pokličite. Storitev je brezplačna. Kako pošljete e-račun si oglejte tukaj.
PRIKAZ MARŽE
Prikaz marže na računih je informativne narave. Izračuna se na podlagi razlike med nabavno ceno vpisano v šifrantu artikla ter dosežene cene na računu v trenutku izdelave računa. Točna marža pa se izračunava na prodajnih poročilih na podlagi izračuna nabavne cene na skladiščnih kartonih.