OSNOVNA IZDELAVA RAČUNA

Pred prvo izdelavo računa obvezno preberite navodila za nastavitev številčenja in morebitnega davčnega potrjevanja. KLIK

VNOS POSLOVNEGA PARTNERJA

Najprej kliknemo na zeleni gumb “Nov račun/dobropis”. Program bo samodejno računu dodelil številko ter trenutni datum.

Nato izberite poslovnega partnerja s klikom na zeleni gumb “Dodaj kupca”. Odpre se vam šifrant poslovnih partnerjev, kjer je na voljo tudi filter za hitro iskanje poslovnega partnerja po nazivu ali davčni številki. Partnerja izberete tako, da kliknete nanj.

V kolikor željenega poslovnega partnerja ni v vašem šifrantu, ga lahko hitro dodate preko njegove davčne številke. Pritisnite gumb “Nov”, vpišite njegovo davčno številko, pritisnite gumb “Najdi podatke” in program vam bo skopiral podatke podjetja iz Ajpesa.

Tako boste novega partnerja dodali na predračun ter hkrati v šifrant in bo tako že na voljo za vse ostale dokumente.

VNOS ARTIKLA / STORITVE

V zavihku Artikli/storitve dodajate artikle oz. storitve tako, da na desni strani kliknete na zelen gumb Dodaj artikel/storitev.

Gumb vam odpre možnost hitrega iskanja in dodajanja artiklov na dokument. Enako kot pri hitrem dodajanju poslovnih partnerjev je tudi tu na voljo filter za hitro iskanje, kateri išče po šifri in nazivu artikla.

V kolikor artikla ni v šifrantu (primerno za artikle, ki jih dobavljate po potrebi) ga lahko hitro dodate s pomočjo gumba “Nov”. V oknu za hitro izbiro najdete tudi gumb za osvežitev zaloge artiklov, ki jih vidite v seznamu.

Po izbiri artikla/storitve se le ta doda v novo postavko na računu. Privzeto se vse vrednosti artikla/storitve v postavki nastavijo glede na vrednosti (naziv, dodatni opis, cena, davčna stopnja) vnešene v šifrantu artiklov/storitev. V kolikor imate pri poslovnem partnerju privzet popust ali pa izdelan individualni prodajni cenik se bo upošteval tudi ta.

V kolikor izdajate račun za specifičen namen (izvoz EU, Izvoz tretje države, 76. a člen,…) izberite primerno vrsto prodaje. Na podlagi tega bo program primerno nastavil davčne stopnje vseh postavk.

V primeru specifičnih potreb lahko davčne stopnje korigirate ročno na vsaki postavki.

V primeru, da niste davčni zavezanec, morate imeti pred izdajo računa povsod nastavljene davčne stopnje 0. Torej v šifrantih in nastavitvah dokumentov.

Ustreznost dokumenta pred izdajo preverite.

KAJ PA ČE ARTIKLA NE ŽELIM IMETI V ŠIFRANTU?

Artikli, ki niso vpisani v šifrantih, ne bodo vključeni v poročilih saj jih program ne more slediti. Zato predlagamo, da si za artikle/storitve, ki jih ne želite ločevati, ustvarite poseben artikel/storitev v šifrantu npr. splošno delo in nato tega uporabljate za več vrst opravil.

Naziv le-tega lahko na računu nato naknadno spreminjate. V kolikor v računovodstvo podatke pošiljate v elektronski obliki, zgoraj opisano odsvetujemo. V vsakem primeru se o označevanju oz. vodenju artiklov posvetujte z vašim računovodskim servisom.

IZBIRA SKLADIŠČA

Program samodejno nastavi na vsak novo ustvarjen dokument privzeto skladišče. Privzeto skladišče se nastavi v Nastavitvah programa v zavihku Naprave. Tam pri vsaki napravi lahko določite privzeto skladišče.

Pri prenašanju računa na druge dokumente se bo skladišče preneslo skupaj z ostalimi podatki na ciljni dokument. Po potrebi ga lahko spremenite, vendar pa opozarjamo, da pri tem upoštevate logiko delovanja programa ter delo z zalogo.

DODATNI TEKSTI IN OPOMBE NA RAČUNU

V zavihku teksti vam program prikaže privzete tekste, ki jih program črpa na dokumente iz nastavitev vašega programa (nastavitve dokumentov lahko kadarkoli spreminjate). V kolikor morate tekste za trenutni dokument prilagoditi, enostavno izberite omenjeni zavihek in besedila ročno popravite.

Ta sprememba bo vidna samo na trenutnem dokumentu. Kako urejate privzete tekste si oglejte tukaj – KLIK.

TISKANJE RAČUNA IN POŠILJANJE PO ELEKTRONSKI POŠTI

Za tiskanje je potrebno v orodni vrstici dokumenta klikniti gumb “Tiskaj”. S klikom na puščico poleg gumba tiskaj se vam odpre veliko opcij katere predlagamo, da raziščete sami.

Če kliknete direktno na gumb Tiskaj, lahko potem v predogledu računa izberete ali se račun pošlje po mailu, ali se natisne ali pa ga želite dati v pdf.

Pred izdajo računa, dobropisa ali avansnega računa (tiskanje, pošiljanje preko e-pošte, pošiljanje na UJP) obvezno preverite pravilnost podatkov (zneske, davčne stopnje, morebitne klavzule itd.)

MOŽNOSTI POSTAVK

Dodatni opis

Tu lahko dodatno opišete artikle/storitve, ki so na računu.

Popusti

Tu lahko nastavite možne popuste za artikle/storitve na računu.

Marža

Tu nastavite maržo o artiklih.

Cene z davkom

Pogled cene brez davka, davek, osnove za davek in cena z davkom.

Transport

Tu se lahko vpiše teža artiklov za transport.

Vrstni red/sklopi

Omogoča vam spreminjanje vrstnega reda postavk, tako da kliknete in držite na znak s puščicama gor in dol, ter postavko z miško prenesete v željeno vrstico. Sklopi omogočajo izpis s skupaj seštetimi določenimi postavkami, ki tvorijo smiselno celoto.

Projekti

Vpis stroškovnih mest in stroškovnih nosilcev artiklov in storitev. Posamezno postavko dodelite določenemu projektu tako, da v polje številka projekta s pomočjo klika na gumb “Izberi projekt”, ki vam prikaže vse razpoložljive projekte. Več o projektih si lahko prebere tukaj.

Datumi dobav

Tu nam pokaže na katero dobavnico je vezan račun ter kdaj je datum te dobavnice.

Prevod

Tu nastavimo lahko prevod artiklov in storitev, ki so na računu.

Serijske številke

V polje serijske številke eno pod drugo lahko vpisujete ali skenirate preko črtne kode prodane serijske številke. Katere serijske številke še imate na razpolago lahko preverite v šifrantu artikla.

Zgodovina

Tu vidimo kdaj so bili artikli/storitve na računu že uporabljeni.

PLAČILA

Plačila so zelo pomembna za pravilno beleženje poslovnih dogodkov povezanih z izdanimi računi. Najdete jih v zavihku Plačila ter vsebujejo beleženje plačil, avansov, dobropisov, obrokov in opominov.

Plačila

V ta zavihek vpisujete datum, vrsto in znesek plačila s katerim je bil izbrani račun zaprt v celoti ali delno. S pritiskom na vrsto plačila se vam prikaže področje, kjer izberete vrsto, datum in znesek plačila. Sam program vam vedno ponudi celoten odprt znesek računa, ki je še ostal za plačilo. Sama plačila se lahko vnesejo brez odklepanja računa.  Pred prvo izdajo računov si obvezno nastavite vrste plačil v šifrantu vrst plačil saj te nastavitve vplivajo na davčno potrjevanje računov.

Avansi

V tem zavihku vpišete številko avansa, ki se veže na ta račun. V kolikor račun izdelate iz avansa vpisovanje ni potrebno saj program to naredi samodejno. V kolikor obstaja avans je ta vpis zelo pomemben saj vpliva na obračun davka na računu.

Dobropisi

V tem zavihku vpišete dobropise povezane z omenjenim računom saj vam le ti zmanjšajo odprto vrednost računa za znesek dobropisa. V kolikor dobropis izdelate iz računa se le-ta vpiše samodejno.

Obroki

V tem zavihku pripravite obroke za plačilo računa, kadar želi vaš poslovni partner račun poravnati po obrokih. Obroke pripravite tako, da izberete število obrokov, datum prvega obroka, obdobje ter dan v mesecu, ko obrok zapade in nato kliknete na zelen gumb Pripravi obroke.

Opomini

Omogočajo neposredno izdajo opomina iz izdanega računa. V portalu enostavno izberete datum in vrsto opomina. Nato pa lahko izberete ali le-tega natisnete ali pošljete po e-pošti. V kolikor želite izpisovati skupne opomine za več računov pa to storite iz šifranta poslovnih partnerjev, kjer se nahajajo opcije za izpis opominov ali IOP obrazcev.

MOŽNOSTI

Možnosti vsebujejo goro funkcij, v nadaljevanju bomo opisali težje oz. zahtevnejše.

Storniraj račun

Ta funkcija stornira izbrani račun tako, da ga podvoji ter na novo oštevilči ter vsem postavkam dodeli negativno vrednost. Pomembno je vedeti, da stornacija običajnega računa ne vrne blaga na zalogo (to naredi stornacija računa POS). V primeru navadnega računa vrne blago na zalogo šele stornacija dobavnice.

Izvozi seznam računov v excel

Funkcija vam izvozi izbran seznam računov v excel. Vsak račun v excelovi tabeli je zapisan v svoji vrstici. Vrednosti predstavljajo sumirane vrednosti postavk.

Spreminjanje številke računa

Številko računa lahko spremenite s pomočjo funkcije “Nastavi številko dokumenta”. Uporabo funkcije priporočamo samo v primeru, da račun še ni bil tiskan. V kolikor boste številko spreminjali sami, morate poskrbeti za pravilno kronološko zaporedje datuma in številke računa. Program v tem primeru ne more preverjati pravilnosti. Prav tako se morate držati sheme številčenja.

ZAKLEPANJE / ODKLEPANJE RAČUNOV

Sam račun se ob tisku (ali pošiljanju po elektronski pošti) vedno avtomatično zaklene.

Odklepanje računov

V kolikor po tisku ugotovite, da ste se zmotili in želite kaj popraviti (npr. količino ali pa znesek popusta), morate najprej odkleniti račun, da lahko spremenite vrednosti.

To storite tako, da kliknete na gumb Odkleni v spodnjem desnem kotu okna. Odpre se vam okno z opozorilom, kjer morate še enkrat potrditi, da želite račun odkleniti, po čemer se bo račun odklenil. Ko popravite račun in ga ponovno natisnete, se bo račun ponovno avtomatično zaklenil.

Obenem bo program od vas zahteval vpis razloga spremembe (le-to zahteva Pravilnik). Sam račun pa lahko zaklenete tudi tako da kliknete na gumb zakleni v spodnjem desnem kotu okna.

BRISANJE RAČUNOV

Račun lahko zbrišete le, če le-ta še ni bil tiskan.

E-RAČUN

Program DPS omogoča neposredno pošiljanje e-računov na UJP. Za vklop storitve nas pokličite. Storitev je brezplačna.

Kako pošljete e-račun si oglejte tukaj.

PRIKAZ MARŽE

Prikaz marže na računih je informativne narave. Izračuna se na podlagi razlike med nabavno ceno vpisano v šifrantu artikla ter dosežene cene na računu v trenutku izdelave računa.
Točna marža pa se izračunava na prodajnih poročilih na podlagi izračuna nabavne cene na skladiščnih kartonih.