a.) Vnos podatkov podjetja 

Ob zagonu programa se pred vami pojavi pogovorno okno za vstop v program.

S pritiskom na gumb "nadaljuj" se premaknete na pogovorno okno za vpis podatkov vašega podjetja.

Podatke najlažje vnesete s pomočjo vpisa vaše davčne številke in pritiskom gumba "Najdi podatke".

Po prikazu vaših podatkov ročno vpišite:

• Kratko ime vašega podjetja
• Vaš kontaktni telefon
• Vaš kontaktni e-mail naslov
• Ter ime kontaktne oz. odgovorne osebe.

ter pritisnite tipko "Nadaljuj".

b.) Vnos prvega uporabniškega računa

V tem oknu vnesete vaše željeno uporabniško ime in geslo.

Predlagamo, da v uporabniškem imenu uporabljate samo črke in številke brez presledkov in šumnikov.

Prikazni polji za ime in priimek pa sta prosti in lahko vnašate tudi šumnike.

Prvi uporabnik mora biti odgovorna oseba v podjetju, saj bo po prvi prijavi potrebno sprejeti licenčno pogodbo.

c.) Prva prijava v program in sprejetje licenčne pogodbe

V naslednjem oknu iberete vaše uporabniško ime (če ste odgovorna oseba) ter vnesete geslo.

V program nadaljujete s pritiskom tipke enter ali zelenega gumba.

Če gre za prvo prijavo vam bo program ponudil še sprejetje licenčne pogodbe.

Le-to preberite in v kolikor se z njo strinjate boste lahko nadaljevali z uporabo programa.

Pred začetkom vnosa vaših podatkov oz. pred realno uporabo programa je nujen izbris naših vzorčnih podatkov. Vzorčne podatke izbrištete s funkcijo z osnovnem meniju programa FileMaker PRo / Servis / Izprazni bazo podatkov.

Funkcija ohrani šifrant artiklov in šifrant poslovnih partnerjev. Ta dva morate za izbris vzorčnih podatkov pobrisati ročno s pomočjo funkcije v možnostih posameznega šifranta. Gumb spodaj levo. V kolikor bazo gostujete pri nas vam bomo ob dogovoru izbris vzorčnih podatkov uredili mi.
Po izbrisu podatkov iz baze podatkov predlagamo, da najprej posodobite podatke (dnevnice, tečaje in kilometrine) posebno, če boste uporabljali potne naloge. Funkcijo poženete v osnovnem meniju Poslovanje / Posodobi podatke (dnevnice, tečaji, kilometrine).

NASTAVITEV SISTEMSKEGA DATUMA

Pred začetkom izdelave dokumentov oz. pred zagonom programa je potrebno pravilno nastaviti sistemski datum. Datum mora biti obvezno zapisan v formatu DD.MM.YYYY torej npr: 23.12.2016

NASTAVITEV SISTEMSKEGA NUMERIČNEGA FORMATA oz. FORMATA ZAPISA ŠTEVILK

Pred začetkom izdelave dokumentov oz. pred zagonom programa je potrebno pravilno nastaviti ustrezno številčenje oz. format zapisa številk. Pravilni primer 1.000,00, torej tisočice ločujemo s piko, decimalne vrednosti z vejico.

V meniju FileMaker Pro / Nastavitve / Uporabniški računi ustvarite ločena uporabniška imena in gesla za vse, ki bodo uporabljali program Poslovanje. Ločena uporabniška imena in gesla so nujna in pripomorejo k večji preglednosti med tem, kdo in kdaj je dokument naredil ter morebiti kasneje popravil.

Pravtako v Uporabniških računih določate tudi pravice uporabnikov. Tako lahko določite, do katerih dokumentov lahko uporabnik dostopa, nastavite ali se mu prikazuje marža, in vnos maksimalnega popusta v modulu Računi POS. Uporabniku lahko tudi nastavite izgled INFO okna (možnost je tudi izklop le-tega) in nastavitev Menu okna. Prav tako se na dokumentih na vašo željo lahko izpisuje oseba, ki je dokument izdelela.

POSEBNE NASTAVITVE:
- Vstop brez gesla: Obkljukate v kolikor želite, da se izbrani uporabnik lahko prijavi v program brez vpisa gesla. To nastavitev odsvetujemo zaradi varnostnih razlogov.
- Vstop v POS: Obkljukate v kolikor želite, da se izbrani uporabnik po vpisu gesla prijavi neposredno v POS - maloprodajni vmesnik. Nastavitev je uporabna v maloprodajnih trgovinah.
- Prikaži INFO: Obkljukate v kolikor želite, da se izbranemu uporabniku po prijavi prikaže INFO okno namesto hitrega menija.
- Neaktiven: V primeru, da določen uporabnik preneha uporabljati program hkrati pa želite ohraniti vso njegovo zgodovino svetujemo, da tega nastavite na neaktivnega. Tako bo uporabnik ostal v bazi podatkov vendar ne bo viden na prijavnem oknu.
- Odgovorna oseba: S tem označite odgovorno osebo katera je pooblaščena za sprejemanje licenčnih pogodb. V uporabniških računih se mora nahajati vsaj ena pooblaščena oseba, drugače v primeru nove licenčne pogodbe uporaba programa ne bo mogoča.

NASTAVITVE ZA DAVČNO POTRJEVANJE RAČUNOV:
Izpolnitev teh nastavitev je potrebna samo v kolikor določen uporabnik davčno potrjuje račune.
- Davčna številka: Osebna davčna številka uporabnika.
- Oznaka: Fiktivna oznaka uporabnika. Npr. prva črka imena in priimka.
- Tujec: Se označi kadar je uporabnik tujec. V tem primeru vpis davčne številke ni potreben.

Po kreiranju novih uporabniških računov se odjavite iz programa ter se ponovno prijavite z vašim novim uporabniškim računom ter izbrišite naš Vzorčni uporabniški račun.

V osnovnem meniju programa (FileMaker Pro / Nastavitve ) izberite meni Nastavitve programa.

V nastavitvah so vam na razpolago sledeči zavihki z naslednjimi funkcijami:

PODATKI Tukaj vpišete vse podatke vašega podjetja. Iz teh podatkov vam program omogoča tudi samodejno generiranje noge dokumentov.

NASTAVITVE TISKA V tem zavihku določate načine izpisov iz programa. Kot pomembnejpe naj izpostavimo "Izpiši glavo/nogo le na PDF". V primeru, da uporabljate že prednatisnjene liste uporabite to funkcijo. Tako bo program v primeru tiska odstranil glavo in nogo in jo obdržal kadar boste dokumente pošiljali preko elektronske pošte. V tem zavihku se nahajajo tudi opcije za testni izpis kateri je posebaj priporočljiv za uporabnike davčnih blagajn saj tako lahko preverite pravilnost izpisa QR kode.

POSLOVNE ENOTE Program omogoča vodenje več poslovnih enot. Vsaki poslovni enoti lahko nastavite svoj izgled dokumenta ter še nekaj ostalih nastavitev. Pomembno si je zapomniti, da morate poslovno enoto v vsakem primeru nastaviti na vaš računalnik. To storite s pritiskom na sivi gumb "Nastavi poslovno enoto na trenutni računalnik". V kolikor vam uspe se bo desno od gumba prikazal napis IZBRANA POSLOVNA ENOTA. Neglede na to ali ste uporabniki davčnih blagajn ali je zaradi vzpostavitve pravilnega številčenja obvezno potrebno vpisati OZNAKO POSLOVNEGA PROSTORA. Priporočamo uporabo dvomestne številke.
Več o oblikovanju izgleda dokumentov si preberite tukaj.

POS Omogoča nastavljanje delovanja POS modula.

DODATNO Tukaj se nehajajo razne nastavitve, ki vplivajo na delovanje programa.

ARHIVIRANJE V nastavitvah arhiviranja lahko določite dodatno lokacijo za izdelavo arhiva. Priporočamo zunanji disk. Seveda mora biti le-ta v trenutku arhiviranja priklopljen na računalnik v nasprotnem primeru bo program prikazal napako. Uporabnikom, ki gostujejo za arhiv ni potrebno skrbeti saj za to poskrbi sama storitev gostovanja.

AKTIVIRANE NAPRAVE V tem zavihku urejate katere naprave imajo dostop do vaše baze podatkov. Pravtako v stolpcu "Oznaka plačilne naprave" nastavljate podatek, ki bo prikazan na drugem mestu številčenja avansnih računov, računov in dobropisov.

Po vnosu sprememb pritisnite gumb POTRDI SPREMEMBE. Določene spremembe delujejo tudi brez pritiska tega gumba.

Podrobno o nastavitvah si preberite v navodilih.

V kolikor začenjate z delom v programu Poslovanje sredi poslovnega leta obstaja velika verjetnost, da ste v tekočem letu že izdajali dokumente kot so računi, predračuni, dobavnice ... Predlagamo, da si v programu Poslovanje številčenje posameznega dokumenta nastavite tako, da boste obdržali številčno zaporedje že izdanih dokumentov. To storite tako, da vsakemu prvič ustvarjenemu dokumentu nastavite začetno številko. Kasneje bo ob kreiranju novih dokumentih program samodejno številko povečeval. Opozarjamo, da morate pri nastavitvi obvezno ohraniti format številke na vseh dokumentih (XXXXX-2010) pet številk znak minus leto.

ŠTEVILČENJE RAČUNOV, AVANSOV IN DOBROPISOV

POSLOVNE ENOTE

V kolikor začenjate s delom v programu Poslovanje sredi poslovnega leta je potrebno vzpostaviti začetno trenutno stanje zaloge, blagajne ter nadaljevanje zaporednega števičenja dokumentov. Predlagamo, da si za začetek poslovanja izberete datum novega davčnega obdobja, najbolje na prvi dan v mesecu saj boste tako izboljšali pregled nad "starimi" in "novimi" dokumenti.

Začetno stanje zaloge vzpostavite na dva načina:

1. Z izdelavo inventure. Pred izdelavo inventure morate seveda napolniti šifrant artiklov. Več o delu s šifrantom artiklov si preberite tukaj - KLIK.
2. Z vnosom prvega prevzema blaga. Navodila - KLIK

Neglede na izbiro bo učinek vzpostavitve začetnega stanja zaloge enak. Katerokoli opcijo izberete, jo naredite za vsa skladišča, ki jih boste uporabljali in imajo začetno stanje zaloge.

Artikle lahko uvozite v šifrant iz excelove tabele. Predlogo za uvoz artiklov dobite tako, da v šifrantu artiklov spodaj levo pritisnete gumb možnosti ter uporabite funkcijo "Izvozi seznam artiklov v Excel". Funkcija vam bo na namizje izvozila Excelovo predlogo. To predlogo napolnite s svojimi podatki in jo nato uvozite nazaj s pomočjo funkcije na isti lokaciji "Uvoz artiklov iz Excela".

Enako lahko v program s pomočjo excelove tabele uvozite poslovne partnerje.

ZAKONSKA PRAVILNOST PODATKOV NA IZDELANIH DOKUMENTIH

POMEMBNI PODATKI ZA IZDAJO RAČUNOV

Kot izdajatelj računov morate glede na to, ali ste davčni zavezanec ali ne, pravilno nastaviti program za ustrezno izdajo dokumentov, ki bodo ustrezali davčnim zakonom. Naj opozorimo, da se kot račun smatrajo tudi dobropisi in avansni računi. V nadaljevanju so opisane najbolj pogosto pomembne nastavitve. V kolikor je vaše poslovanje bolj specifično se pred samim začetkom o primernih nastavitvah posvetujte z vašim računovodskim servisom ali kontaktirajte FURS.

NASTAVITEV DAVČNE STOPNJE NA IZDANIH RAČUNIH

Kakšno davčno stopnjo uporabljati pri prodaji artiklov oz. storitev na izdanih računih je odvisna od tega ali ste davčni zavezanec ali ne ter od vrste artikla/storitve ter načina prodaje (npr. domača prodaja, izvoz EU, prodaja z obrnjeno davčno stopjo, prodaja določenih živil,...itd). Davčno stopnjo posameznega artikla/storitve nastavite v šifrantu artiklov oz. storitev. Več o temu tukaj - KLIK. V kolikor se mora zaradi določene vrste prodaje v določenih primerih davčna stopnja izjemoma spremeniti se to izvede na posameznem računu ročno s korekcijo davčne stopnje na posamezni postavki ali pa s spremembo vrste prodaje, pred samo izdajo računa. Več o tem tukaj - KLIK.

IZPIS KLAVZUL OZ. OBVEZNIH TEKSTOV NA DOKUMENTIH

V določenih primerih ste zakonsko obvezni na dokumentih izpisovati določene zakonske člene. (npr. prodaja po 76.a členu oz. pri obrnjeni davčni obveznosti, davčni nezavezanci, da DDV ni obračunan po 94. členu ZDDV-1 ).  Program členov ne prednastavi samodejno temveč mora za to poskrbeti uporabnik sam. Navodila kako se nastavijo prednastavljeni teksti se nahajajo tukaj - KLIK.

V primeru uporabe POS vmesnika si način nastavljanja privzetih tekstov oglejte tukaj - KLIK.

DAVČNO POTRJEVANJE RAČUNOV

V kolikor ste zakonsko zavezani k davčnemu potrjevanju računov morate pred prvo realno uporabo ustrezno nastaviti delovanje davčne blagajne. Navodila se nahajajo tukaj - KLIK.

V Datastudiu skrbimo za redne funkcionalne ter zakonske posodobitve programa Poslovanje.

Na vaši strani pa morate poskrbeti, da posodobitve tudi izvedete. Zato predlagamo, da redno sledite novicam na naši spletni strani ali pa, da se prijavite na naše e-novice.

Kaj vsebujejo posodobitve, si lahko ogledate tukaj - KLIK.

V kolikor želite, da vam posodobitve opravimo mi nas kontaktirajte. Uporabnikom gostovanja se posodobitve programa Poslovanje izvajajo samodejno.

Program Poslovanje je namenjen podjetjem z zunanjim računovodskim servisom in omogoča izvoz podatkov v različnih oblikah v računovodski servis vašega podjetja, kjer se le-ti dokončno obdelajo ter preverijo in nato v zahtevani obliki pošljejo državnim organom (FURS, AJPES, CARINSKA UPRAVA,...) glede na način poslovanja podjetja.