Ko ste nastavili vse potrebne nastavitve delovanja prenosa naročil, obnašanja izdelave pošiljk, računov, zaloge,… si oglejte spodnja navodila, ki razlagajo primer obdelave klasičnih dogodkov v primeru spletne prodaje.
Če obdelave spletnih naročil lahko v vašem primeru poteka drugače kot spodaj opisano nas kontaktirajte, da vam razložimo kakšna soslednja poslovnih dogodkov so možna.
V nadaljevanju je opisan klasičen postopek spletne prodaje:
- Prenos spletnih naročil
- Preverjanje ustreznosti podatkov, zaloge, naslovov
- Masovno generiranje računov.
- Masovno generiranje pošiljk
- Uvoz odkupnin
1. Prenos naročil
Prenos spletnih naročil iz spletne trgovine v Datastudio poslovni sistem lahko poteka samodejno ali ročno. V nadaljevanju je opisan ročni način.
Za prenos novih naročil zgoraj na vmesniku pritisnite “Prenesi spletna naročila”. Program se bo povezal v vašo spletno trgovino in prenesel vsa naročila, ki imajo ustrezen status za prenos. Ustrezne statuse nastavite v nastavitvah programa.
2. Obdelava in pregled prejetih naročil
Po prenosu vsa nova spletna naročila dobijo status “NOVO”.
Najhitrejši način za preverjanje katera naročila so primerna za odpremo je s pomočjo filtrov zgoraj. Modri so prednastavljeni lahko pa oblikujete tudi svoje.
“Prikaži plačane” prikaže skrči seznam samo na tista naročila, ki so plačana ali se plačajo po povzetju.
“Prikaži rezervirano” že omenjeni seznam še dodatno skrči na tista naročila za katere imamo zadostno zalogo.
“Prikaži brez pošiljk” pa dokončno zoža na tista naročila, ki še nimajo pripravljenih pošiljk. Ta funkcija je opcijska.
Ko ugotovimo, da določeno naročilo nima napak ga zaklenemo s klikom na zeleno ključavnico na desni strani seznama.
3. Predpriprava računov
Ko imamo v seznamu samo naročila, ki jih lahko odpremimo lahko masovno predpripravimo račune kar storimo z gumbom “Pripravi račune”. Program bo račune pripravil vendar ti ne bodo tiskani, oštevilkeni ali davčno potrjeni. To masovno storite ločeno. Več o temu nižje v navodilih. Po pripravi računov, naročila dobijo tudi ustrezne statuse, pratako se pri teh naročilih prikaže modra ikona za povezan račun.
Po tem korakih še vedno lahko vse predpripravljene račune brišemo ali korogiramo.
4. Predpriprava pošiljk
Ko imamo v seznamu samo naročila, ki jih lahko odpremimo lahko masovno predpripravimo pošiljke kar storimo z gumbom “Pripravi pošiljke”. Program bo pošiljke pripravil vendar te ne bodo zaključene ali imele tiskane nalepke. To masovno storite ločeno. Več o temu nižje v navodilih. Po pripravi pošiljek, naročila dobijo tudi ustrezne statuse, pratako se pri teh naročilih prikaže ikona za povezano pošiljko.
Po tem koraku še vedno lahko vse predpripravljene pošiljke brišemo ali korogiramo.
5. Pregled pošiljk, korekcija podatkov (OPCIJSKO)
Če želimo videti vse predprišravljene pošiljke enostavno kliknemo na eno izmed ikon (zabojček) in prikazale se nam bodo vse pošiljke za izbrani seznam naročil. Vsako pošiljko lahko še uredite po potrebi in ji nastavite željeni status
6. Priprava nalepk
Klik na posamezno pošiljko vam odpre njene podrobnosti, ki jih lahko urejate.
Nalepke lahko tiskate pozamezno za vsako pošiljko ali za vse pošiljke v seznamu skupaj. Če pritisnete “Tiskaj nalepke” na posamezni pošiljki boste tiskali samo za določeno pošiljko, če isti gumb pritisnete v seznamu boste tiskali za vse pošiljke v seznamu, ki še niso bile tiskane.
Določene dostavne službe (Pošta slovenije in DPD) pred prevzemom blaga zahtevajo popisni list. Tega stiskate iz seznama pošiljk. Na popisnem listu se bodo pojavile pošiljke, ki imajo že tiskane nalepke in niso bile še prevzete s strani dostavne službe.
Tiskanje računa. Če prakticirate prilaganje računov v paket lahko povezan predpripravljen račun stiskate neposredno pri posamezni pošiljki. Masovno pa lahko račune tiskate ali pošiljate neposredno v modulu za urejanje spletnih naročil. Točka 3 v teh navodilih.
7. Pakiranje s pomočjo mobilne naprave.
Če se pakiranje dogaja ločeno od administracije vam bo v pomoč uporaba mobilne naprave.
Če ste nalepke za pakete že stiskali v predhodnjih korakih jih lahk os pomočjo mobilne naprave enostavno skenirate. Po skeniranju vam bo mobilni vmesnik prikazal vsebino izbranega paketa.
Artikle, ki jih morate spakirati lahko enostavno skenirate. Vmesnih bo izvedel kontrolo ali ste paket pripravili pravilno.
8. Odkupnine
Odkupinine prejmete od vaše dostavne službe v ustreznem formatu XLS ali CVS. V modulu za uvoz odkupnin spodaj pritisnete gumb “Uvozi odkupnine”. Program bo uvozil podatke iz datoteke ter prikazal katere račune bo glede na sklice podane v datoteki, zaprl. Če vam ustreza kar predlaga program pritisnite gumb
Pošta Slovenije eOdkupnina. Če uporabljate omenjeno storitev lahko odkupnino uvozite z enim klikom neposredno iz strežnika Pošte Slovenije.
Druge informacije
Potek obdelave naročil je seveda v vašem primeru lahko tudi drugačen. Predlagamo, da se o temu posvetujete z nami in skupaj določimo vam najustreznejši način poslovno programske logike.
Statusi naročil se pri posameznih operacijah spreminjajo, vse poteke je možno nastavljati v nastavitvah programa. Npr. kakšen status dobi naročilo, ko je za njega pripravljen račun ali izdelana pošiljka itd.
Sledilna številka paketa se samodejno napolni v pošiljki po tisku nalepke.